Slovo „audit“ má ve firmách často pachuť strachu. Jakmile majitel oznámí, že přijde externí kontrola, chodbami se začne šířit panika. „Kdo půjde z kola ven?“, „Co na mě najdou?“. Je načase tento mýtus zbořit. Kvalitní procesní audit totiž není o hledání viníků. Je o hledání způsobu, jak lidem uvolnit ruce, aby se jim pracovalo lépe.
Představte si situaci: Váš obchodník dělá chyby v objednávkách. První reakce? „Asi je nepozorný, měl bych ho vyměnit.“ Jenže když se na situaci podíváme nezaujatýma očima v rámci auditu, často zjistíme něco jiného. Ten obchodník dělá chyby, protože musí data přepisovat ručně ze tří různých tabulek, které spolu nekomunikují. Je přetížený byrokracií, kterou po něm systém vyžaduje.
Je chyba v něm? Ne. Chyba je v systému. A přesně to je filozofie OScheck.
Nejsme kati, ale hledači „špatného nářadí“
Naším cílem není přijít do firmy a ukázat prstem na lidi, kteří „nepracují dostatečně“. Naším cílem je najít úzká hrdla, která vašim lidem brání podávat špičkový výkon.
Velmi často se setkáváme s tím, že zaměstnanci jsou:
- Frustrovaní – chtějí pracovat dobře, ale brzdí je zastaralé procesy.
- Zmatení – nemají jasně definované kompetence („Myslel jsem, že to má udělat kolega“).
- Přetížení – dělají duplicitní práci, kterou by mohl vyřešit jednoduchý automatismus.
Pokud v takové chvíli přijde auditor, který začne rozdávat výpovědi, firmu to jen poškodí. Pokud ale přijde expert, který řekne: „Tohle děláte zbytečně složitě, pojďme to nastavit tak, aby vám to zabralo polovinu času,“ atmosféra se okamžitě změní.
Jasná pravidla přinášejí klid
Víte, co je největším zabijákem motivace? Nejistota. Když zaměstnanec neví, kde končí jeho odpovědnost a začíná odpovědnost někoho jiného, vzniká stres a konflikty.
Výsledkem našeho auditu není seznam jmen „k propuštění“. Výsledkem je „mapa“. Jasný manuál a nastavení rolí.
- Skladník přesně ví, co má dělat při příjmu zboží.
- Účetní nečeká na podklady, protože obchodník ví, kdy a jak je má odevzdat.
- Majitel se přestává ptát „proč to není hotové“.
V ten moment, kdy zavedeme do firmy řád, se lidem uleví. Audit jim totiž nebere práci – bere jim chaos.
Partner, ne policajt
V OScheck věříme, že většina lidí chce svou práci dělat dobře. Pokud to nedělají, obvykle jim v tom něco brání. My jsme tu od toho, abychom tu překážku našli a odstranili.
Když vaši zaměstnanci pochopí, že audit slouží k tomu, aby se zbavili zbytečného papírování, nejasností a chyb vzniklých špatnou komunikací, přestanou se bát. Naopak. Často jsou to právě oni, kdo nám s úlevou řeknou: „Konečně si toho někdo všiml a budeme to dělat normálně.“
Chcete ve firmě nastavit pravidla, která vaše lidi nebudou dusit, ale motivovat? Pojďme se o tom pobavit. Nezávazně a diskrétně.